Export- und Wechselregister

gemäß Kapitel VI (Art. 23 ff.) der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act)

Stand: 28. Oktober 2026.

Diese Seite beschreibt, welche Daten Sie aus dem Rechnungs-Programm exportieren können, in welchem Format, und wie ein Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Infrastruktur abläuft.

1. Exportierbare Daten

Admins Ihrer Firma erstellen den Export selbst, unter Volle Navigation → „Datenexport (Anbieterwechsel)“. Er umfasst alle Daten, die Ihre Firma eingegeben oder durch die Nutzung erzeugt hat:

• Firmendaten und Einstellungen, darunter Rechnungsangaben, Bankverbindung, Konten, Mahntexte und Anzeigeeinstellungen
• Mitarbeiter (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status, Mitarbeiternummer, letzter Login)
• Kunden samt Änderungsverlauf, Artikel, Steuersätze und Gutscheine
• Rechnungen, Entwürfe und Vorlagen, das unveränderliche Rechnungsarchiv mit allen Prüfsummen sowie der Verlauf jeder Rechnung
• Die erzeugten Rechnungsdateien (PDF, X-Rechnung, Textfassung, Lieferschein) und Ihr Firmenlogo
• Abos, Mahnungen und wöchentliche Erinnerungen
• Virtuelles Kundenkonto, Geldeingänge und Buchungssätze samt Verlauf der Konto-Korrekturen
• E-Mail-Archiv der aus dem Programm versendeten E-Mails
• Gebuchtes Zusatzkontingent

2. Ausgenommene Daten

Nicht enthalten sind Passwort-Hashes und Sicherheitsschlüssel der Mitarbeiter-Zugänge, interne Dateinamen auf dem Server sowie Software, Quellcode und allgemeine Systemkonfiguration. Das Änderungsprotokoll (Fulllog) ist ein Sicherheitsprotokoll und nicht Teil des automatischen Exports. Soweit es Ihre Firma betrifft, stelle ich es auf Anfrage in Textform bereit. Diese Ausnahmen behindern oder verzögern einen Wechsel nicht.

3. Exportformat

Der Export ist eine ZIP-Datei. Sie enthält die Datei rechnungsdaten.json in einem offenen, dokumentierten JSON-Format (UTF-8, ein Abschnitt je Datenart, Feldnamen wie in der Datenbank), den Ordner dateien/ mit den Rechnungsdateien und gegebenenfalls den Ordner logo/. Die Rechnungsdateien sind über ihre Nummer dem Abschnitt rechnung_dateien zugeordnet. Es gibt bewusst kein proprietäres Format.

Die Erstellung läuft im Hintergrund. Sobald der Export fertig ist, bekommt der anfordernde Admin eine E-Mail mit einem Passwort, mit dem sich die Datei herunterladen lässt. Die Datei steht 48 Stunden bereit und kann jederzeit erneut angefordert werden.

4. Ablauf eines Wechsels

Möchten Sie zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst wechseln, die Daten in eine eigene IT-Infrastruktur übertragen oder Ihre Daten bei Vertragsende löschen lassen, kündigen Sie direkt im Programm („Firmen-Account kündigen“) oder teilen es mir in Textform mit. Die Ankündigungsfrist beträgt höchstens die vertragliche Kündigungsfrist und in keinem Fall mehr als zwei Monate.

Bis zum Vertragsende können Sie das Rechnungs-Programm wie gewohnt nutzen. Danach sind keine neuen Rechnungen und Abos mehr möglich, alle Daten bleiben aber einsehbar und exportierbar, mindestens 30 Kalendertage lang und bis Sie den Account selbst löschen. Den Export können Sie in dieser Zeit beliebig oft durchführen.

Danach können Sie den Account unter „Firmen-Account löschen“ löschen. Voraussetzung ist ein Datenexport nach dem Vertragsende, damit keine Daten ohne vorherige Sicherung verloren gehen. Mit dem Löschen werden alle Mitarbeiter-Zugänge sofort deaktiviert. Der weitere Umgang mit den gespeicherten Daten richtet sich nach § 10 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Ab der Löschung sind Sie selbst für die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Rechnungen und deren Unveränderbarkeit nach den GoBD verantwortlich.

5. Keine Wechselentgelte

Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Infrastruktur ist ohne gesondertes Wechselentgelt möglich. Individuelle Zusatzleistungen außerhalb der gesetzlichen Wechselpflichten (z. B. Konvertierung in ein bestimmtes Fremdformat, Import-Unterstützung) werden grundsätzlich nicht angeboten und können allenfalls im Einzelfall gesondert vereinbart werden.

6. Testzugänge

Testzugänge sind ausdrücklich nicht für den dauerhaften Produktivbetrieb vorgesehen. Für kostenlose, nicht produktive Testzugänge können gesetzliche Wechselpflichten nur eingeschränkt praktisch relevant sein.

7. Kontakt für Wechselanfragen

Tobias Völzke, Schadesweg 12, 20537 Hamburg
E-Mail: abg-mail-12@tobiasvoelzke.net